• Plannings Variables

🧭 Cet article est à l'attention de tous les utilisateurs

Il s’agit d’un module permettant de déterminer salarié par salarié et semaine par semaine un planning d’activités et d’y ajouter des tags par exemple les lieux sur lesquels vos salariés doivent se trouver.

Comment activer les plannings variables ?

Pour activer le module complémentaire "Planning variable", merci de prendre contact avec le support.

Une fois l'activation réalisée, vous pourrez retrouver les salariés dans le menu  « Planning » / « Suivi des plannings ».

Comment créer un planning ?

Tout d’abord il vous est possible de créer différents tags avec un code couleur en cliquant sur l’icône bleu en haut à droite.

Vous pourrez alors nommer le tag et y associer un code couleur. Par exemple un nom de ville dans le cas où vous avez plusieurs sites. Pour information seul l’administrateur peut créer, modifier ou supprimer des tags.

A ce jour lorsque vous supprimez ou vous apportez une modification sur un tag, cela sera appliqué à l’ensemble des plannings passés.


Une fois l’ensemble des tags créé, cliquez sur le bouton « créer un planning. »

Vous avez par défaut une grille horaire qui apparait avec les jours de la semaine.

Vous pouvez définir les jours et les heures travaillés que vous souhaitez par exemple de 9h à 13h et de 14h à 17h du lundi au vendredi.

Il vous est possible de dupliquer ces heures sur les autres jours de la semaine, en cliquant sur l’icône dupliquer tout à droite.

Vous pouvez ensuite attribuer à un ou plusieurs salariés ce même planning et le dupliquer sur une ou plusieurs semaines.

Si le planning vous convient vous pouvez l’enregistrer. A ce moment là un mail sera envoyé au salarié pour lui indiquer que son planning est disponible. Il pourra alors le consulter sur son espace salarié.

Planning consulté et modifié par le salarié

Par exemple ici dans la vue administrateur le statut est en attente de consultation.

Au moment où le salarié consulte son planning, le statut va être modifié en « consulté ».

 

Avec un espace salarié

Lorsque le salarié se connecte et qu’il va dans « Planning »/ « Mon planning », une fenêtre lui indique que son planning est disponible pour cette semaine. Lorsqu’il clique sur « voir mon planning » c’est à ce moment là que le statut sera mis à jour automatiquement sur l’espace administrateur.

Les horaires sont visibles sur l’espace du salarié, s’il fait des heures supplémentaires ou des heures différentes du planning, il peut alors les modifier.

Les heures modifiées sont alors soumises à validation du manager ou de l’administrateur. Le statut du planning sera alors en statut « modifications demandées ».

 

Validation des modifications du planning

En tant qu’administrateur, manager ou gestionnaire de paie, vous verrez alors l’activité du salarié avec les heures modifiées.

Si vous approuvez ces heures, les heures supplémentaires sont automatiquement calculées et seront prises en compte lors de la clôture du mois.

📌 À noter :
En tant qu'administrateur ou gestionnaire de paie, si vous ne souhaitez pas que ces heures remontent en paie, vous avez la possibilité d'activer ou désactiver le déclenchement automatique des heures supplémentaires / complémentaires.
Pour cela rendez-vous dans l'onglet "Entreprise / Réglages / Gestion du temps"

⛔ Important :

Dans le cas où le salarié modifie son planning, il faudra le valider pour que les heures supplémentaires/complémentaires éventuellement rajoutées soient prises en compte dans les éléments de la page "Clôture"

Planning synthétique

En tant qu’administrateur ou manager vous avez également une vue synthétique des plannings, depuis l'onglet "Planning / plannings".
Cela vous permet de modifier les informations plus rapidement, comme par exemple les jours, les heures travaillés ou les tags.

Vous avez la possibilité de filtrer par employé, par tag (dès lors que le tag apparait la semaine entière apparait) ou encore par équipe lorsque vous êtes administrateur.

Lorsque vos salariés sont congés, absents, en arrêt maladie, qu’ils n’ont pas encore commencé à travailler ou qu’ils quittent la société, ces informations sont automatiquement reprises dans la synthèse du planning. Ce qui vous permet en un coup d’œil d’organiser et d’ajuster l’activité de votre société.

Enfin à droite du tableur synthétique vous avez un récapitulatif du nombre d’heures travaillées dans la semaine par salarié par rapport aux heures indiquées dans la partie contrat.

Cela vous permet éventuellement d’ajuster et de modifier les heures supplémentaires depuis la fiche salarié.