Plusieurs options s'offrent à vous sur Silae RH pour migrer votre dossier vers My Silae.
Nous avons fait le choix d’essayer d’automatiser au maximum cette migration pour vous éviter de longues sessions de saisies manuelles.
Pour commencer, un premier module d’exports manuels est disponible sur la page : Entreprise > Réglages > Migration My Silae
Sur cette page, trois types d’exports sont proposés :
✓ Exporter les absences
Cet export permet d’exporter toutes les absences validées suivant la dernière clôture.
Un fichier CSV se télécharge automatique. Celui-ci est à importer dans Silae Paie via le menu déroulant dans « Traitement mois », puis « Import de données variables » :
- Dans Import 1, sélectionner « Import Silae » puis cliquer sur le bouton « sauver » ;
- Dans « Fichier à importer », cliquer sur « Parcourir » puis sélectionner le fichier issu de Silae RH ;
- Enfin confirmer en tapant « OUI » et cliquer sur le bouton « Lancer l’import ».
L’ensemble des absences importées seront visibles dans le suivi de l’activité.
Dans My Silae ces absences seront visibles dans l’agenda ou dans l’historique des demandes par le salarié et le manager. Cependant elles ne seront pas modifiables puisqu’elles ont été directement créées dans Silae Paie.
✓ Exporter les documents
Un export au format ZIP sera téléchargé (disponible sur l'ordinateur dans le dossier "Téléchargements") avec l’ensemble des documents présents dans Silae RH. Ces documents seront triés par type de documents dans l’arborescence du fichier ZIP afin d’en améliorer la lisibilité. Il pourra alors être transmis aux administrateurs d’un dossier pour récupérer les documents.
Attention : Si la GED est activée dans My Silae, les documents devront alors être importés manuellement, par le gestionnaire de paie, aucun import automatique ne peut être réalisé via la GED.
✓ Exporter les équipes
⚠️ Attention :
L'export des équipes concerne exclusivement les managers salariés de la société.
Le fichier est à intégrer dans Silae Paie dans "Outils" > "Import Excel d'informations salariés" :
A noter : aucun de ces exports n’envoient de données vers My Silae, chaque donnée devra être importée manuellement, soit en important le fichier d’export, soit en saisissant chaque ligne du fichier à la main dans My Silae.
✓ Nouvel outil de migration automatique
Un nouvel outil de migration automatique a été mis à disposition des gestionnaires de paie et partenaires afin d’exporter et intégrer automatiquement les données de Silae RH vers My Silae.
Cet outil se trouve aussi sur la page Entreprise > Réglages > Migration My Silae :
Après avoir cliqué sur le bouton “Migrer vers My Silae”, un page contenant un récapitulatif de tous les éléments disponibles à la migration s’ouvre. Si aucun élément ne peut être migré, un message vous en avertira.
Chaque type d’événement peut être détaillé en cliquant dessus afin de voir chaque ligne qui sera exportée :
Attention : cette migration ne sera faite UNIQUEMENT sur les EVP ayant été validés par un administrateur, un manager, ou n’importe quel autre utilisateur ayant les droits. En plus de cela, aucun événement avec une notion de récurrence ne sera envoyé vers My Silae (primes, TR, AEN, transport …), afin d’éviter toute erreur et par conséquent un rattrapage qui peut être coûteux en temps.
Voici les EVP qui peuvent être migrés :
- Congés et absences
- Heures additionnelles
- Heures complémentaires
- Heures supplémentaires
- Jours supplémentaires
- Avantages en nature
- Primes
- Acomptes
- Frais remboursés
Dans le cas où ces éléments nécessitent une validation quelconque, seuls ceux ayant été validés seront éligibles à être migrés.
Plusieurs avertissements sont affichés concernant les points évoqués plus haut, pour qu’une migration ne soit pas faite par erreur.
Il est possible que pour certains types d’EVP ne soient pas transmis vers My Silae s’ils ne concernant pas le mois de paie en cours.
Malgré les précautions prises pour envoyer uniquement les éléments devant l’être, un contrôle manuel à la suite de la migration est souhaitable de la part du responsable du dossier sur My Silae.
Cet outil ne télécharge pas les documents des employés comme le fait les exports manuels en place actuellement, ni ne les envoie vers My Silae. Nous conseillons aux responsables des dossiers d’utiliser l’outil existant pour récupérer les documents des salariés pour les ajouter ensuite manuellement dans My Silae si l’option de la GED est activée.
La migration, dans de nombreux cas, ne devrait durer que quelques secondes et ne devrait pas excéder quelques minutes. Suite à celle-ci, l’accès au dossier ne sera plus possible pour les employés, managers et administrateurs du dossier, qui seront alors invités à utiliser My Silae via les liens des applications mobiles iOS et Android, ainsi que le lien web. Cette restriction est mise en place afin d’éviter toute saisie de congés, d’absences ou d’autres événements qui pourraient intervenir après la migration et ne seraient donc pas migrés vers My Silae.
Seuls les gestionnaires de paie du dossier auront toujours accès aux informations afin de pouvoir visualiser les éléments qui ont été envoyés dans My Silae.
L’outil de migration est à utilisation unique afin d’éviter tout effet de bord dans les transferts d’éléments entre SilaeRH et My Silae.
Bien entendu, il est préférable d’avoir ouvert les accès à My Silae en amont de la migration ou de le faire rapidement après pour ne pas avoir de cassure lors de la transition entre les deux produits.
Important : cette migration n’active pas le dossier sur My Silae, ni ne configure les équipes de managers, ni n’ouvre pas les accès pour les collaborateurs, administrateurs managers ... Son ouverture et son paramétrage est à faire par le l'administrateur référent du dossier dans My Silae. Il est préférable que l’ouverture soit faite en amont de la migration afin de faire la transition entre les deux produits la plus rapide et pratique possible.
📌 À noter :
Pour les managers externes ou les administrateurs non salariés du dossier, il faudra suivre la procédure de création d'un contact dans My Silae, puis créer une nouvelle équipe.
Pour en savoir plus sur My Silae, vous pouvez suivre un webinaire de présentation de My Silae.
✓ Désactiver Silae RH
Seul le responsable de l'espace partenaire de Silae RH a la possibilité de désactiver un dossier client.
Pour cela depuis l'espace partenaire, rendez-vous dans l'onglet "Listing Clients" puis cliquer sur le bouton rouge dans la colonne "Action".
Une fenêtre s'ouvre pour confirmer la désactivation du dossier.