🧭 Cet article est à l'attention des gestionnaires de paie et des administrateurs
⚠️ Veuillez consulter les informations suivantes :
Une fois que vous avez connecté votre compte partenaire ainsi que le dossier client à l’API Silae, et que vous avez importé votre dossier client, il ne vous reste plus qu’à vérifier les différents paramètres qui ont été importés automatiquement.
Informations Générales
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L'IBAN de la société remonte automatiquement s’il est présent dans Silae Paie.
Sinon, l’ajout des coordonnées bancaires peut être fait afin de pouvoir éditer le fichier de virements en automatique. -
La/les conventions collectives sont reprises automatiquement de Silae Paie. Seul le paramétrage de Silae Paie permet de modifier cette section. Cette information sera reprise automatiquement dans la fiche du salarié.
⚠️ Important :
S’il y a le RIB ou deux IBAN dans Silae Paie, nous faisons le choix de ne pas en importer car nous ne pouvons pas définir l’IBAN qui est utilisé pour les virements de salaires.
Il faudra alors le compléter si vous souhaitez que votre client puisse éditer le fichier de virement de Silae RH. (Nous reprenons automatiquement les nets à payer dès la mise à disposition des bulletins de paie, de plus le fichier est déjà au format XML afin que votre client puisse automatiquement le déposer depuis son portail bancaire).
- Il est également possible d’indiquer le référent paie de la société pour que ses coordonnées apparaissent directement sur le Dashboard dans l'espace partenaire.
Gestion du temps
- Gestion des congés
Nous reprenons automatiquement le paramétrage du décompte des congés payés (jours ouvrés/ouvrables) de Silae Paie.
📌 À noter :
La période de référence ainsi que le report des congés payés, ne proviennent pas et ne modifient pas le paramétrage de Silae Paie.
Politique des congés payés :
Il est possible d’ajouter une note de service quant à la prise de congés, le document sera repris automatiquement dans l’onglet “Documents" de tous les salariés.
Paramétrage des types d'absences :
Vous avez également la possibilité de paramétrer les types d'absences saisissables à l'échelle du dossier.
Pour cela il vous suffit de cocher les libellés absences à activer sur le dossier.
Ensuite, seul l'administrateur client pourra accéder aux paramétrages des absences saisissables par les salariés.
📌 À noter :
Si vous souhaitez ajouter un libellé personnalisé il convient de le créer depuis Silae Paie et de l'importer manuellement depuis Silae RH. (Entreprise > réglages >connexion silae >cliquez sur "importer")
Vous avez également la possibilité de paramétrer des règles de blocage au niveau des congés :
Règles de blocage des congés payés :
Détails du fonctionnement des règles de blocage des congés payés:
- Aucun Blocage : Le salarié ne sera pas limité dans sa prise de congés.
- Blocage si le solde N-1 est insuffisant : Le salarié pourra poser des congés dans la limite de son solde CP N-1; si la demande est supérieure au solde alors il ne pourra pas poser l'absence.
- Blocage si le solde de CP N-1 et N est insuffisant : Le salarié pourra poser des congés dans la limite du cumul de son solde CP N-1 et CP N; si la demande est supérieure au solde alors il ne pourra pas poser l'absence.
- Blocage si les soldes N-1, N et théorique acquis à la date de prise du repos sont insuffisants : le salarié pourra poser des congés dans la limite du cumul de son solde CP N-1 et CP N et du prévisionnel qui sera acquis le mois précédent la date de prise du congés; si la demande est supérieure au solde alors il ne pourra pas poser l'absence.
- Blocage si les soldes N-1, N et théorique acquis au mois de clôture suivant la date du repos sont insuffisants : Le salarié pourra poser des congés dans la limite du cumul de son solde CP N-1 et CP N et du prévisionnel qui sera acquis le mois correspondant à la date de fin du congés; si la demande est supérieure au solde alors il ne pourra pas poser l'absence.
- Marge de tolérance : saisissable en jours uniquement, ce paramétrage permet de dépasser la règle de blocage du nombre de jours définis.
Gestion des RTT
Par défaut, nous reprenons le paramétrage qui est fait dans Silae Paie.
Dans Silae Paie on indique si le salarié a des RTT ou non, en indiquant soit le nombre de RTT acquis par mois soit par anticipation et nous reprendrons le nombre total de RTT distribué sur l’année.
De plus, vous pouvez autoriser un compteur de RTT négatif en cliquant sur “Activé”. A l'inverse, si vous cliquez sur “Désactivé” le salarié ne pourra pas poser de RTT si son solde est négatif.
Vous avez également la possibilité de définir le mois de bascule.
S'il y a une modification du nombre de RTT acquis cela peut être fait depuis Silae RH ou Silae Paie.
- Suivi des plannings / Suivi des temps
Lorsque les modules complémentaires (Plannings variables et Badgeuse) sont activés, vous avez la possibilité d'activer ou désactiver le déclenchement automatique des heures supplémentaires / complémentaires.
Cela aura pour effet de remonter automatiquement ces heures dans Silae Paie.
Titres restaurant
Il est important ici de bien définir qui entre l'administrateur ou le gestionnaire de paie gère les titres restaurant et comment ils sont renseignés.
Si les titres restaurant ne sont pas gérés dans Silae RH, merci de mettre "pas de gestion des TR" et d'indiquer à l'administrateur de ne pas tenir compte de la colonne "NB ticket" dans la saisie rapide des EVP.
Si les titres restaurants sont gérés dans Silae RH,
vous avez 3 possibilités :
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Gestion automatique : C’est Silae RH qui calculera automatiquement la distribution des TR sur le mois de paie en cours (jours travaillés du mois – les absences du mois). Le récapitulatif des TR se trouvera dans la page « Paie/Clôture » et pourra être modifié dans le cas où il y a un repas d’équipe.
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Gestion manuelle : Silae RH reprendra la colonne NB ticket issue de Silae Paie et il faudra compléter manuellement les titres restaurant depuis l’onglet « Paie > Saisie rapide des EVP ».
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Pas de gestion des titres restaurant : Dans le cas où certains salariés n’ont pas de titres restaurant, vous pourrez désactiver la distribution des titres restaurants de manière individuelle, depuis la fiche "Contrat" du collaborateur.
⚠️ Attention :
- Dans le cas où une gestion des titres restaurant est configurée dans Silae RH en automatique, le paramétrage en Paie sera modifié pour mettre par défaut "Nombre de tickets restaurants saisis". Il convient de ne pas modifier ce paramétrage au risque que la gestion des titres restaurant dans Silae Paie ne soit plus conforme.
- Dans le cas d'une gestion automatique des titres restaurants dans Silae RH, il faut impérativement que la colonne NB soit vide dans Silae Paie, sinon il y aura un doublon.
- Dans le cas où l'entreprise souhaite modifier la modalité de gestion des titres restaurant (par exemple : en passant d'une acquisition automatique à manuelle), cette modification devra être effectuée au début d'une nouvelle période de paie.
Jours fériés
Les jours fériés travaillés sont repris automatiquement si vous les avez paramétrés dans le dossier dans Silae Paie. Dans le cas contraire il faudra les cocher.
Les cases cochées dans Silae RH n'alimenteront pas Silae Paie.
A savoir que si vous effectuez un nouvel import depuis l'onglet "Connexion Silae" cela viendra mettre à jour Silae RH avec les données présentes dans Silae Paie. Le paramétrage pourra donc être modifié avec cet import.
Journée de solidarité :
En bas du tableau des jours féries travaillés il faudra indiquer la journée de solidarité et dire si elle est offerte/travaillée/étalée sur l’année ou en déduction d’une RTT.
Cette information est utile afin de savoir si nous devons décompter un jour, si le salarié prend un jour de congés.
Dans tous les cas, cette donnée est gérée directement dans Silae Paie et le compteur des congés payés sera automatiquement mis à jour lors de la mise à disposition des bulletins.
Politique RH
- Gestion des heures supplémentaires/complémentaires/majorées
Indiquez comment sont majorées les heures supplémentaires, les heures complémentaires et les heures spécifiques comme les heures du dimanche.
Le calcul se base sur ce qui est rentré dans Silae Paie, et cela est majoré semaine par semaine.
Par défaut Silae RH est paramétré en rémunération 25% et ne tient pas compte à ce jour de la convention collective.
Vous avez la possibilité de changer entre rémunération et repos compensateur, vous avez également la possibilité de modifier le taux de majoration.
📌 À noter :
Si vous avez effectué une modification, pensez à bien modifier le code export en indiquant ce que vous avez dans Silae Paie, par exemple HS-HS10 pour des heures majorées de 10%.
- Gestion des heures majorées
Vous avez la possibilité d’ajouter des heures majorées spécifiques en cliquant sur le bouton "Ajouter un cas". Renseignez le libellé concerné, par exemple « heures de nuits », le taux de majoration ainsi que le code export Silae.
- Gestion télétravail
Si une charte télétravail a été mise en place dans la société comprenant un nombre de jours maximum de télétravail par mois, il est possible d'activer un compteur spécifique sur les espaces salariés de Silae RH.
Dans les fiches contrat de chaque salarié, vous pourrez également ajuster individuellement le nombre de jours de télétravail par mois.
Les salariés ont la possibilité d’effectuer des demandes de télétravail, que l’option soit activée ou non. Il est cependant possible d'activer une validation de cette demande par le manager ou l'administrateur.
- Congés anniversaire
Vous pouvez activer la possibilité aux employés de bénéficier d'un jour de congé pour leur anniversaire qui leur sera crédité le mois de leur anniversaire sur leur bulletin de paie.
Spécificité paie
Gestionnaire de paie uniquement
Indiquez si l’entreprise est une Jeune Entreprise Innovante. Le statut de JEI permet de bénéficier d'une exonération des cotisations patronales d'assurances sociales et d'allocations familiales.
Une fois le paramètre activé, sur chaque contrat salarié, vous avez la possibilité d'indiquer si le salarié est concerné. (Travaux R&D)
Paramètres d'export Silae
Dernière paie
Gestionnaire de paie uniquement
Silae RH reprend automatique le mois de la dernière clôture de paie et se positionnera sur le mois suivant.
👉 À noter :
Dans le cas de l’ajout d’une société avec une date de dernière paie au 31 janvier, Silae RH attendra une clôture des éléments de paie pour le mois de février.
Administrateurs
📚 Voir la fiche Définir son client comme administrateur.
Managers externes
⚠️ Important :
Lorsque vous avez déjà des équipes dans Silae Paie, merci de bien vérifier les équipes créées.
Ex : Si vous avez mis l'adresse professionnelle pour un manager et que celle-ci n'est pas dans la fiche du salarié cela créera un manager externe à tord.
Il faut que l'ensemble des adresses salariés soient notées dans la fiche du salarié pour éviter de considérer le salarié comme un manager externe à tord.
Les managers externes sont des managers qui ne sont pas salariés de l'entreprise.
Une fois invités dans l'entreprise, vous pourrez les définir comme manager directement depuis “Employés /Equipes / Ajouter une équipe” ou bien les ajouter dans une équipe en cliquant sur "modifier".
Flux comptable
Dans le cas ou il y a un cabinet comptable différent du cabinet de paie, il est possible ici d'ajouter une adresse mail afin d'envoyer les écritures comptables présentes depuis l'onglet "Paie / Ecritures comptables"
Gestion des droits
- Droits des salariés
Vous pouvez donner la possibilité aux salariés de la société de déclarer les heures supplémentaires/complémentaires effectuées.
Dans leurs espaces ils pourront alors faire une demande qui devra être validée par le manager ou l'administrateur.
- Fonctionnalités
Lorsque les modules complémentaires (Plannings Variables / Badgeuse) sont activés, vous avez la possibilité de définir pour quels salariés les modules doivent être ouverts.
Paramètres de l'agenda
Définissez ici les paramètres de l'agenda :
- Quels événements peut voir un salarié non manager ?
- Quels événements peut voir un manager ?
- Quels types d'absences de ses collaborateurs un salarié peut-il voir ?
- Quels types d’absences le salarié peut consulter pour lui-même ?
- Le salarié peut afficher le type et le détail des absences de ses collaborateurs ?
Connexion Silae
Gestionnaire de paie uniquement
Cette section vous permet d'établir ou déconnecter la connexion entre Silae RH et Silae Paie.
Lors de l'import de la société, les salariés et les établissements sont importés en même temps.
S'il manque des salariés (ex : il n'y avait pas les adresses e-mail) ou que vous rajoutez des salariés directement dans Silae Paie vous devrez relancer cet import, pour importer salariés manquants. Cliquez sur le bouton vert "Importer" puis "Confirmer".
⚠️ Important :
Le nom du dossier dans Silae Paie ne doit pas avoir d'espace ou de caractères spéciaux.
Avant d’importer une société il faut bien veiller à ce que les informations suivantes soient renseignées dans Silae Paie :
- Adresses mails des salariés (professionnelle et/ou personnelle) [bloquant à l'import]
- Une rémunération vide (dans ce cas Silae RH sera en minimum conventionnel) ou une rémunération en BRUT (en taux horaire ou mensuel BRUT) [bloquant à l'import]
- Un seul emploi actif (nous ne prenons pas le cas d’un mandataire avec en plus un contrat technique) [bloquant à l'import]
- Une grille horaire complétée (celle de l’établissement ou une spécifique pour le salarié)
- Une civilité cochée
- L'IBAN du salarié et non le RIB
- Que le matricule d'un salarié n'est pas attribué à un autre salarié, éventuellement archivé.
Dans le cas où il y avait Paie Pilote sur le dossier client, veuillez renseigner toutes les adresses connues dans la fiche salarié du superviseur/manager.
Pour en apprendre plus sur la synchronisation et les connexions entre Silae Paie et Silae RH
📚 Voir la fiche Synchronisation des données entre RH & Paie.